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关于印发《汕头市人民政府行政复议委员会办公室行政复议案件档案管理制度》的通知
作者:复议办 来源:复议办 发布时间:2018/6/22 0:00:00 【字体:小 大】【打印文章】
 

 

                                                                                        汕府复委办〔20181

                   

                          

关于印发《汕头市人民政府行政复议委员会办公室行政复议案件档案管理制度》的通知

各区县人民政府,市政府各部门、各直属机构:

现将《汕头市人民政府行政复议委员会办公室行政复议案件档案管理制度》印发给你们,请认真贯彻执行。

                                                                            汕头市人民政府行政复议委员会办公室

                                                        2018622

 

 

汕头市人民政府行政复议委员会办公室

行政复议案件档案管理制度

                                 第一章  总 则

第一条 为加强行政复议案件档案(以下简称案件档案)管理,促进档案管理工作的标准化和规范化,根据《中华人民共和国行政复议法》、《中华人民共和国档案法》、《广东省档案条例》、《汕头市档案管理办法》等相关规定,结合本市实际,制定本制度。

第二条 本市人民政府行政复议案件材料的收集、整理、归档、保管、利用等工作,适用本制度。

第三条 本制度所称案件材料,是指行政复议委员会办公室(以下简称“复议办”)在行政复议活动中形成的、能够反映案件真实情况、有保存价值的各种文字、图表、声像、证物等不同形式的历史记录。

第四条 案件档案管理工作遵循规范整理、及时立卷、定期归档、集中保管、方便利用的原则。

第五条 案件档案管理工作由复议办负责,列入有关人员的岗位责任制。

第二章 案件档案的立卷和归档

    第六条 立案科室收到行政复议申请后,决定受理的,收案人员应当自收到被申请人答复材料的次日内,将案件材料移交主审人员,并办理交接手续;决定不予受理或者视为申请人放弃行政复议申请的,由收案人员负责案件材料的收集、整理、排序、编目、移交。

    第七条 行政复议案件审查过程中,主审人员应当收集与本案有关的文书、证据、依据和相关材料。

    行政复议案件审结后,主审人员应当检查案件材料是否齐全,发现不完整的,应当采取补救措施,剔除与本案无关的文件材料和其他物件。

第八条 主审人员应当自行政复议案件审结之日起一个月内将案件的全部材料进行整理、排序,确定案卷保管期限、编目后移交立案科室,并办理交接手续。

行政复议案件材料移交之前,如涉及行政诉讼的,主审人员应当自行政诉讼裁判文书生效之日起一个月内,按照前款规定处理。

第九条 立案科室应当自接收行政复议案件材料两个月内,联合案审科室或者组织相关人员进行装订、装盒,并移交立案科室指定的工作人员(以下简称“档案管理员”)归档。

档案管理员应当按年度建立档案目录。

第十条 案件档案一案分为正、副两卷,如材料较多,可以一案多卷。涉及外部程序的材料立正卷,涉及内部程序的材料立副卷。

案卷应当具备卷皮、卷内目录、备考表,采用软卷皮装订后装盒保管。

跨年度的行政复议案件,在案件审结的年度立卷。

    第十一条 由行政复议机关向人民法院申请执行的案件材料,或者行政复议决定发生法律效力后,当事人继续申诉的案件材料,可以与原行政复议案卷合并立卷。

    第十二条 立卷归档的排列原则:

    (一)结论性材料在前,其他材料按照形成的时间顺序排列;

    (二)内容具有关联关系的材料排列在一起;

    (三)文书材料在前、证据材料在后,批复在前、请示在后,正本在前、附件在后。

    第十三条 案件档案卷内文书材料,除封面、卷内目录和备考表外,应当按照规定顺序逐页编号。页号采用阿拉伯数字自“001”起依次编写在有效页面正面的右上角、反面的左上角。

第十四条 案件声像材料、实物材料能够立卷的,随卷归档;不能立卷的,作为声像档案或者实物档案另行保管,并编制说明以及与纸质案件档案对应的参见号。另行保管的实物档案还应当拍摄照片。

案件声像材料、实物材料编制的说明应当注明材料的种类、数量、主要内容等,归入同案案卷。

第十五条 除法律法规规章和上级另有规定外,案件档案的保管期限为永久保存。

案件档案的保管期限,从行政复议案件审结次年起算。

第三章 案件档案的保管和利用

第十六条 复议办应当设立专门的档案存储场所,配备专用设备和必要的防护措施。

档案管理员应当定期对档案进行检查,发现问题及时处理。

    第十七条已经归档的案件档案,不得从卷内抽取或者增添材料;确需抽取或者增添的,由主审人员报复议办负责人批准后,与档案管理员共同拆卷完成。

第十八条 因工作需要查阅案件档案,应当按照下列规定执行:

(一)复议办工作人员需查阅的,应当进行登记;

(二)除本款第一项规定情形外,市法制局其他科室需查阅的,应当报所在科室分管负责人和复议办负责人批准后进行登记;

(三)除本款第一项、第二项规定情形外,其他单位需查阅的,应当报复议办主要负责人批准后,凭所在单位公函及查阅人有效身份证明进行登记。

前款第二项、第三项规定的案件档案查阅限于正卷;确需查阅副卷的,应当在报批程序中特别说明。

第十九条 案件档案应当当场查阅,当场归还,不得拍照、录像。确因工作或者证明目的需要复制的,应当登记复制内容和用途,并由档案管理员代为复制,校对无误后加盖印章。

第二十条 案件档案一般不得借调,上级机关、法律监督机关要求或者特殊情况确需借调的,应当报复议办主要负责人批准后,凭所在单位公函及借调人有效身份证明进行登记,并注明借调期限。

借调的案件档案不得转借。

第四章 附 则

    第二十一条 本市人民政府行政应诉案件的档案管理工作,参照本制度执行。

    第二十二条 本制度自201881日起施行。20101029日市人民政府行政复议委员会办公室印发的《汕头市人民政府行政复议委员会办公室办案流程及案卷管理规范(试行)》同时废止。

 

 

附件 行政复议案件文书材料的归档范围和排列顺序

一、归档范围

(一)行政复议决定文书;

(二)当事人提交的材料;

(三)复议办作出的通知文书;

(四)规范性文件审查材料;

(五)听证会、庭审会的相关材料;

(六)调查笔录或者调查取证材料;

(七)行政复议有关事项报批稿;

(八)送达证明材料;

(九)行政复议建议书、意见书及相应的答复材料;

(十)案件办理过程中形成的声像材料;

(十一)需要立卷归档的其他材料。

    二、排列顺序

(一)正卷部分

1.卷内目录;

2.行政复议申请转送其他单位的函或者结案法律文书(行政复议决定书、行政复议告知书、不予受理行政复议申请决定书、驳回行政复议申请决定书、终止行政复议审查决定书、行政复议调解书等)

3.其他单位提交的行政复议转送函或者收取行政复议申请材料回执;

       4.行政复议申请材料;

5.补正行政复议申请材料通知书;

6.补正行政复议申请材料;

       7.行政复议受理通知书、提出行政复议答复通知书、第三人参加行政复议通知书、告知案审人员通知书;

8.具体行政行为停止执行通知书;

9.收取被申请人行政复议答复材料回执;

10.被申请人提交的行政复议答复材料;

11.收取第三人行政复议答复材料回执;

12.第三人提交的行政复议答复材料;

       13.规范性文件审查转送函和处理答复意见;

       14.调查笔录或者调查取证材料;

15.行政复议听证公告、通知书;

16.听证笔录;

17.中止、恢复行政复议审查通知书;

18.延长行政复议审查期限通知书;

       19.调解笔录;

20.收取行政复议申请材料回执;

21.撤回行政复议申请书;

       22.送达回证及相关送达证明材料;

       23.据以作出行政复议法律文书的其他相关材料;

24.责令履行行政复议决定通知书;

25.行政复议决定执行情况有关材料;

26.其他有关材料;

27.卷内备考表。

    (二)副卷部分

       1.卷内目录;

2.行政复议结案法律文书及其报批稿;

3.结案报告;

4.行政复议立案受理报批稿;

5.行政复议听证公告、通知书报批稿;

6.中止、恢复行政复议审查报批稿;

7.延长行政复议审查期限报批稿;

8.合议组讨论记录;

       9.行政复议委员会案件议决会会议材料;

       10.行政复议法律意见书、行政复议建议书或者行政处分建议书及其报批稿;

11.其他依法不宜对外公开的有关材料;

12.卷内备考表。

其中正卷第821、副卷第59,按照实际的时间顺序排列。